Проформа и инвойс: чем отличается и как заполнять?

Что такое проформа-инвойс

Proforma invoice — это предварительный счёт-фактура, который выставляется продавцом до фактической отгрузки товара или оказания услуги. Она не имеет обязательной юридической силы для бухгалтерии и налоговой отчётности, но выполняет важную информационную и согласовательную функцию.

Если объяснять proforma invoice что это такое простыми словами, можно сказать: это документ, который предварительно информирует покупателя о стоимости, условиях поставки и спецификациях товара, чтобы тот мог подготовиться к сделке. Он выполняет несколько ключевых задач:

• помогает покупателю оценить стоимость будущей покупки;
• позволяет согласовать условия поставки и оплаты;
• даёт возможность подготовить внутреннее согласование бюджета;
• используется для открытия аккредитива и получения валютного контроля;
• позволяет рассчитать возможные расходы на доставку, страховку и таможенные пошлины.

В международной торговле проформация часто прикладывается к коммерческому предложению и используется как документ для предварительного согласования условий сделки. Она помогает сторонам заранее обсудить цену, количество, упаковку, условия доставки и способы оплаты.

Пример использования:
Компания из России продаёт промышленное оборудование компании из Германии. Перед отгрузкой продавец отправляет proforma invoice, где указана стоимость оборудования, условия доставки CIF Гамбург, сроки и валюта расчёта. Покупатель проверяет документ, согласует оплату и подготавливает внутренние финансовые документы.

Инвойс и проформа – в чем разница документов?

Основное отличие между commercial invoice и proforma invoice заключается в их юридической и финансовой роли.

Параметр	Proforma Invoice	Commercial Invoice
Юридическая сила	Не имеет обязательной юридической силы, носит информативный характер	Официальный бухгалтерский документ, подтверждающий поставку
Цель	Предварительное согласование условий сделки	Подтверждение сделки, основание для оплаты и таможенного оформления
Время выдачи	До отгрузки	После отгрузки товара
Использование	Планирование, запрос предоплаты, согласование условий	Бухгалтерский учёт, таможенные декларации, оплата
Возможность изменения	Да, можно корректировать	Нет, изменение требует нового документа
Обязательность	Не является обязательным	Обязателен для международных перевозок и бухгалтерии

Простыми словами, проформа инвойс что это такое простыми словами — это «черновик сделки», а commercial invoice — официальный документ, который подтверждает факт поставки и является основанием для расчётов и таможенного оформления.

Пример различия:

1. Покупатель получает proforma invoice с указанием стоимости 100 единиц товара по 50 USD каждая. Это позволяет подготовить оплату и проверить соответствие условий.

2. После фактической отгрузки оформляется commercial invoice, где может быть уточнено количество и вес товаров, а документ используется для таможни и бухгалтерии.

Заполнение коммерческого инвойса

Заполнение commercial invoice требует точности и соблюдения правил. Рассмотрим ключевые элементы и нюансы.

1. Данные продавца и покупателя

• Полные юридические наименования, адреса и контактные данные.
• Идентификационные номера налогоплательщиков (ИНН, VAT, EORI), если это требуется законодательством страны.

2. Номер и дата инвойса

• Уникальный идентификатор документа для учёта.
• Дата составления документа, которая будет использоваться для бухгалтерского и таможенного контроля.

3. Описание товара

• Точное наименование.
• Количество и единицы измерения.
• Серийные номера, артикулы, партии.
• Материал и технические характеристики (для электроники, медицинских приборов и химических веществ).

4. Стоимость товара

• Цена за единицу и общая стоимость.
• Валюта расчёта.
• Включение стоимости упаковки и доставки, если это необходимо.

5. Условия поставки (Incoterms)

• Указывает, кто несёт ответственность за транспорт, страховку и таможню.
• Примеры: FOB, CIF, DDP.

6. Условия оплаты

• Предоплата, аккредитив, оплата после поставки.
• Сроки платежа.

7. Вес и объём груза

• Нетто и брутто.
• Количество упаковок, габариты и вид упаковки.

8. Сведения о доставке

• Адрес или порт отправки, предполагаемая дата.

9. Номер заказа или ссылки на договор

• Для связи инвойса с контрактом.

10. Подпись и печать

— Заверяет подлинность документа, иногда обязательны мокрая печать и подпись руководителя.

Частые ошибки при заполнении:

• неточное указание наименования товара;
• расхождения с контрактом по количеству и цене;
• отсутствие HS-кодов;
• неправильное указание Incoterms;
• отсутствие подписи или печати там, где требуется.

Образец инвойса для экспорта

Ниже приведён пример образца инвойса с расшифровкой:

Commercial Invoice № 2025-010
Дата: 12.10.2025

Продавец: ООО «ЭкспортТех», ул. Промышленная, д. 10, г. Москва, Россия
Покупатель: ABC Import Ltd., 25 Queen Street, London, UK

Описание товара:

№	Наименование	Кол-во	Ед. изм.	Цена за ед., USD	Сумма, USD
1	Смарт-часы серии X	100	шт	150	15,000
2	Кабель USB-C	200	шт	5	1,000

Итого: 16,000 USD
Условия поставки: FOB Санкт-Петербург
Условия оплаты: 50% предоплата, 50% — по факту отгрузки
Вес брутто/нетто: 120 кг / 110 кг
Подпись и печать продавца

Расшифровка:

• № 1, 2 — порядковый номер позиции товара;
• Наименование — точное описание;
• Кол-во, ед. изм. — количество и единица измерения;
• Цена за ед., USD — стоимость единицы;
• Сумма — общая стоимость позиции.

Опись товара – что она включает?

Опись товара — часть commercial invoice, необходимая для таможенного контроля.

Основные элементы:

• наименование товара;
• количество и единицы измерения;
• вес и габариты упаковки;
• страна происхождения;
• серийные номера и партии.

Даже если опись не обязательна для всех товаров, её наличие ускоряет процесс на таможне и снижает риск ошибок.

Специфические товары

Некоторые категории товаров требуют отдельного внимания:

1. Товары с лицензией или сертификатом

• Медицинское оборудование, фармацевтика, химические вещества.
• Указывается номер лицензии и сертификата.

2. Опасные грузы

• Аккумуляторы, химия, горючие материалы.
• Необходима маркировка и упаковка по стандартам ADR/IMDG.

3. Товары с ограничениями импорта/экспорта

• Оружие, антиквариат, редкие растения и животные.
• Требуются специальные разрешения, согласование с государственными органами.

Для таких товаров proforma invoice особенно важен, так как позволяет заранее согласовать условия и убедиться, что товар соответствует требованиям страны назначения. Например, для химических реагентов в Европе потребуется указание классификации опасности и соответствующих документов при экспорте, чтобы таможня приняла груз без задержек.

Проверка документа

Перед отправкой commercial invoice важно провести детальную проверку всех данных:

• Совпадение данных продавца и покупателя с контрактом.
• Точность количества, стоимости, единиц измерения и описания товара.
• Правильность валюты и условий оплаты.
• Корректность HS-кодов, особенно если товар подлежит таможенному тарифу.
• Наличие подписи и печати, если это требуется законодательством или требованиями страны-получателя.

Практический совет:

• Желательно проверять документ двумя сотрудниками — бухгалтером и логистом.
• В международной торговле даже небольшие ошибки в описании товара или стоимости могут привести к блокировке груза на таможне и дополнительным расходам.
• Сохраняйте электронные копии proforma invoice и commercial invoice, чтобы их можно было предъявить при необходимости подтверждения сделки.

Оформление инвойса на экспорт

При оформлении экспорта необходимо учитывать несколько нюансов:

1. Использование proforma invoice

• Применяется для предварительного согласования условий сделки и получения предоплаты.
• Часто требуется для открытия аккредитива или получения разрешений на экспорт.

2. Commercial invoice

• Необходим для таможенного оформления и бухгалтерии.
• Подтверждает факт поставки, стоимость и условия сделки.

3. Incoterms

• Определяют, кто несёт ответственность за транспорт, страховку и таможню.
• Примеры: FOB, CIF, DDP, EXW.

4. Нотариальное заверение и перевод

• В некоторых странах commercial invoice требует нотариального заверения и перевода на официальный язык.
• Электронные инвойсы с цифровой подписью всё чаще принимаются, что ускоряет процесс оформления.

5. Специфика стран назначения

• Некоторые государства предъявляют дополнительные требования к описанию товаров, упаковке, наличию сертификатов происхождения.
• Важно заранее уточнять требования таможни, чтобы избежать штрафов и задержек.

Частые ошибки при оформлении proforma invoice и commercial invoice

1. Ошибки в данных о продавце и покупателе

• Неправильные юридические наименования или адреса могут стать причиной возврата документа и задержки груза.

2. Некорректные HS-коды

• Код Harmonized System необходим для расчёта таможенных пошлин.
• Ошибки могут привести к штрафам или блокировке груза.

3. Несоответствие количества и стоимости

• Несовпадение с контрактом или заказом покупателя.
• Может вызвать задержку оплаты или споры с покупателем.

4. Неправильное указание условий Incoterms

• Например, если указано EXW, а покупатель рассчитывал на CIF, это может повлечь споры о транспортных расходах.

5. Отсутствие подписи и печати

• Для ряда стран это обязательное условие для легального оформления коммерческого документа.

6. Неправильное описание специфических товаров

• Для опасных, лицензируемых или регулируемых товаров требуется детальная спецификация, без которой груз может быть задержан.

Практические советы по использованию proforma invoice и commercial invoice

1. Используйте proforma invoice на этапе переговоров

• Это помогает согласовать цену, условия доставки, валюту расчёта и способы оплаты.

2. Сохраняйте копии всех документов

• В случае споров или проверок налоговых органов наличие всех версий документов существенно упрощает процесс.

3. Проверяйте соответствие коммерческого инвойса контракту

• Любые расхождения могут стать основанием для отказа в приёме груза или споров по оплате.

4. Обеспечьте точность описания и спецификации товаров

• Для техники, химии и медицинских приборов крайне важно указывать материалы, состав и технические характеристики.

5. Следите за изменениями законодательства

• Таможенные и налоговые правила часто обновляются. Актуальная информация позволяет избегать штрафов и задержек.

Заключение

Разобравшись, проформа инвойс что это, proforma invoice что это такое и чем он отличается от commercial invoice, предприниматели могут уверенно работать с экспортом и импортом.

Главные выводы:

• Proforma invoice — предварительный документ, который используется для согласования условий сделки, расчёта стоимости, подготовки предоплаты и открытия аккредитива.
• Commercial invoice — официальный счёт-фактура, подтверждающий факт поставки и являющийся основанием для таможенной декларации, бухгалтерского учёта и расчётов.
• Тщательное заполнение, точная опись, соблюдение Incoterms и проверка данных позволяют избежать ошибок, финансовых потерь и задержек на таможне.
• Особое внимание необходимо уделять специфическим товарам, лицензиям, сертификатам и требованиям законодательства стран-импортёров.
• Системный подход к заполнению документов повышает доверие между партнёрами и ускоряет процесс международных сделок.

Правильное оформление proforma invoice и commercial invoice не только упрощает процесс экспорта и импорта, но и защищает интересы компании, минимизируя финансовые и юридические риски.